5 DIFERENTES TIPOS DE NIVELES DE SEGURIDAD EN
WORD 2013
En Word existe la posibilidad de aplicar
niveles de seguridad en nuestros documentos. Podemos definir los
siguientes niveles de seguridad:
·
Añadir contraseña a un documento.
·
Controlar quién puede abrir, modificar o
imprimir un documento.
·
Identificar al autor del documento por medio
de la firma electrónica.
·
Proteger el documento contra virus de macros.
·
Especificar los tipos de cambios que se
permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado
pero no es perfecto, por lo que conviene completar con otras medidas de
seguridad los documentos muy importantes.
I. AÑADIR CONTRASEÑA A UN DOCUMENTO:
Una forma muy
estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es
asignándole una contraseña para que únicamente la persona que conozca esa
contraseña pueda abrir y modificar el documento.
Contraseña es una combinación de
caracteres que pueden contener tanto letras como números y
que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto
introducido en una cadena de caracteres indescifrables.
Pasos:
1. Accediendo
por la pestaña Archivo > Información pulsaremos el
botón Proteger documento
2. Elegir
la opción Cifrar con contraseña. Se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo desde el que introduciremos la contraseña.
Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro
de diálogo para que volvamos a repetir la contraseña. Así el sistema se asegura
de que se ha introducido correctamente y sin errores tipográficos.
II. RESTRICCIONES DE FORMATO Y
EDICIÓN:
Otro nivel de
seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el
formato de nuestro documento.
PASOS:
1. Debemos
acceder a la pestaña Revisar y seleccionar Restringir edición.
2. Se
abrirá el panel Restringir edición.
La primera opción es la que nos permite
aplicar Restricciones de formato en el documento.
3. Pulsamos
sobre el enlace Configuraciónn y accedemos a un cuadro de diálogo
donde podemos seleccionar qué tipo de formatos restringimos.
Los estilos que vemos marcados son los que están
permitidos. Desmarcar una casilla implicaría dejar de permitir la modificación
del estilo en sí, es decir, bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mínimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos
según el criterio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningún estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos
pulsamos Aceptar.
4. En
el panel Restringir formato y edición el cuarto paso es Comenzar
a aplicar. Se activa el botón Si, aplicar la protección. Al pulsar sobre
este botón nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contraseña, para
que posteriormente podamos desactivar esta restricción.
Para desactivar esta restricción en este mismo
panel debemos pulsar sobre el botón Suspender la protección que
aparecerá. Nos aparece un diálogo donde debemos introducir la contraseña y
pulsar Aceptar.
III. RESTRICCIONES DE EDICIÓN
Con esta restricción podemos determinar qué tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.
PASOS:
1. Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición
2. Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las modificaciones.
Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados.
Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.
Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán escribir en las áreas de los formularios.
Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura.
IV. LA FIRMA DIGITAL
PASOS:
1.
En la pestaña Archivo > Información > Proteger documento encontramos la opción Agregar una firma
digital.
2. Al hacer clic en ella un cuadro de
diálogo nos explica en qué consiste firmar documentos y nos permite abrir el
catálogo de servicios de firmas recomendados por Word, siempre y cuando
dispongamos de Internet para conectar con la página web correspondiente.
Para tener una
firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad
certificadora como la Fábrica Nacional de Moneda y
Timbre. Esta y alguna otra compañía ofrecen certificados de firmas
digitales, para más información visita su web e infórmate de cómo solicitar una
firma digital.
Una firma
digital sirve para asegurar la autoría de un documento. Permite certificar que
el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el
firmante.
Word te da la posibilidad de crear tu
propia certificación, que únicamente será válida para identificarte para
trabajar con Office. Si ese va a ser el único uso que le vas a dar a tu firma
digital puedes utilizar esta alternativa.
3. Una vez creada la firma verás la
ventana de la imagen.
4. Si queremos cambiar la firma
digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se
encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme
un documento, este no podrá ser modificado. En caso de que sufriese algún tipo
de edición la firma se rompería, pues no sería posible afirmar que el sujeto
que ha realizado los cambios es el mismo que firmó el documento.
IV. SEGURIDAD DE MACROS
PASOS:
1. En la
pestaña Archivo > Opciones podemos escoger la
categoría Centro de confianza. Allí encontraremos varios enlaces de
información y un botón que nos llevará a su configuración: Configuración
del centro de confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad
sobre los documentos.
Existen
formas de programar acciones en documentos de Word, mediante las macros:
Deshabilitar todas las macros sin
notificación. Es el más restrictivo puesto que no permite la ejecución de
macros en tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con
notificación. Permite la ejecución de macros a petición del usuario. cuando
abras el archivo saltará un aviso que deberás aceptar si quieres que las macros
se ejecuten.
Des habilitar todas las macros
excepto las firmadas digital mente. Permite la ejecución de las macros con
firma digital.
Habilitar todas las macros. Es el
nivel más bajo de seguridad y por tanto el más peligroso puesto que no ofrece
protección alguna sobre las macros.
En la categoría Editores de
confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de usuarios o
compañías de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus
documentos.
Seguridad
En la categoría Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones de
confidencialidad, como vemos en esta imagen:
Podemos marcar o desmarcar las casillas correspondientes según
nuestros intereses, pero es recomendable dejar las opciones por defecto si no
estamos seguros de lo que significan.
