NIVELES DE SEGURIDAD EN WORD 2013

5 DIFERENTES TIPOS DE NIVELES DE SEGURIDAD EN WORD 2013

En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:

·                     Añadir contraseña a un documento.

·                     Controlar quién puede abrir, modificar o imprimir un documento.

·                     Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.

·                     Proteger el documento contra virus de macros.

·                     Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.

Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.

                                                     I.        AÑADIR CONTRASEÑA A UN DOCUMENTO:

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignándole una contraseña para que únicamente la persona que conozca esa contraseña pueda abrir y modificar el documento.

Contraseña es una combinación de caracteres que pueden contener tanto letras como números y que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.

Pasos:

1.     Accediendo por la pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger documento

2.     Elegir  la opción Cifrar con contraseña. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo desde el que introduciremos la contraseña.

Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro de diálogo para que volvamos a repetir la contraseña. Así el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores tipográficos.

   II.        RESTRICCIONES DE FORMATO Y EDICIÓN:

Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento.

PASOS:

1.     Debemos  acceder a la pestaña Revisar y seleccionar Restringir edición.

2.     Se abrirá el panel Restringir edición.

La primera opción es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en el documento.

3.     Pulsamos sobre el enlace Configuraciónn y accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar qué tipo de formatos restringimos.

Los estilos que vemos marcados son los que están permitidos. Desmarcar una casilla implicaría dejar de permitir la modificación del estilo en sí, es decir, bloquearlo.

Disponemos de tres botones.

Todo. Marca todos los estilos.

Mínimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos según el criterio de Word.

Ninguno. No deja marcado ningún estilo.

Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.

4.     En el panel Restringir formato y edición el cuarto paso es Comenzar a aplicar. Se activa el botón Si, aplicar la protección. Al pulsar sobre este botón nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contraseña, para que posteriormente podamos desactivar esta restricción.

Para desactivar esta restricción en este mismo panel debemos pulsar sobre el botón Suspender la protección que aparecerá. Nos aparece un diálogo donde debemos introducir la contraseña y pulsar Aceptar.

        III.        RESTRICCIONES DE EDICIÓN

Con esta restricción podemos determinar qué tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.

PASOS:

1.                  Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición

2. Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las modificaciones.

Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados.

Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.

Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán escribir en las áreas de los formularios.

Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura.

                    IV.        LA FIRMA DIGITAL

PASOS:

1.                  En la pestaña Archivo > Información > Proteger documento encontramos la opción Agregar una firma digital.

2. Al hacer clic en ella un cuadro de diálogo nos explica en qué consiste firmar documentos y nos permite abrir el catálogo de servicios de firmas recomendados por Word, siempre y cuando dispongamos de Internet para conectar con la página web correspondiente.

Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad certificadora como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Esta y alguna otra compañía ofrecen certificados de firmas digitales, para más información visita su web e infórmate de cómo solicitar una firma digital.

Una firma digital sirve para asegurar la autoría de un documento. Permite certificar que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el firmante. 

Word te da la posibilidad de crear tu propia certificación, que únicamente será válida para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el único uso que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa.

3. Una vez creada la firma verás la ventana de la imagen.

4. Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.

A partir del momento en que se firme un documento, este no podrá ser modificado. En caso de que sufriese algún tipo de edición la firma se rompería, pues no sería posible afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es el mismo que firmó el documento.

                                                IV.        SEGURIDAD DE MACROS

PASOS:

1. En la pestaña Archivo > Opciones podemos escoger la categoría Centro de confianza. Allí encontraremos varios enlaces de información y un botón que nos llevará a su configuración: Configuración del centro de confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre los documentos.

Existen formas de programar acciones en documentos de Word, mediante las macros:

Deshabilitar todas las macros sin notificación. Es el más restrictivo puesto que no permite la ejecución de macros en tu equipo.

Deshabilitar todas las macros con notificación. Permite la ejecución de macros a petición del usuario. cuando abras el archivo saltará un aviso que deberás aceptar si quieres que las macros se ejecuten.

Des habilitar todas las macros excepto las firmadas digital mente. Permite la ejecución de las macros con firma digital.

Habilitar todas las macros. Es el nivel más bajo de seguridad y por tanto el más peligroso puesto que no ofrece protección alguna sobre las macros.

En la categoría Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de usuarios o compañías de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus documentos.

Seguridad 

En la categoría Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones de confidencialidad, como vemos en esta imagen:

Podemos marcar o desmarcar las casillas correspondientes según nuestros intereses, pero es recomendable dejar las opciones por defecto si no estamos seguros de lo que significan.